Obwieszczenia / Informacje / Ogłoszenia

Informujemy, iż po przeprowadzonym zapytaniu ofertowym dotyczącym obsługi Kłodawskiej Majówki 2025 pod względem stoisk gastronomicznych, handlowych oraz rekreacyjno-rozrywkowych najlepszą ofertę złożyła firma Gastromax S.C.

Firma Gastromax S.C. będzie kompleksowo odpowiedzialna za dobór w/w stoisk i realizację usługi w trakcie Kłodawskiej Majówki 17.05. 2025 r. w Kłodawie.

kontakt: Anna Kalafarska 601-557-215

ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE OBSŁUGI GASTRONOMICZNEJ ORAZ
SPRZEDAŻY NAPOJÓW (W TYM ALKOHOLOWYCH) W TRAKCIE KŁODAWSKIEJ
MAJÓWKI 17.05.2025r..

I. ORGANIZATORZY:

Gmina Kłodawa
Gminny Ośrodek Kultury w Kłodawie z/s w Wojcieszycach

II. ORGANIZATOR ODPOWIEDZIALNY ZA WYBÓR OFERTY I ZAWARCIE UMOWY:

Gminny Ośrodek Kultury w Kłodawie z/s w Wojcieszycach
ul. Wspólna 45, 66-415 Kłodawa
tel. (95) 7 311 745
mail: gok@klodawa.pl
osoba przyjmująca oferty: Monika Głodek

III. ZAKRES USŁUGI:

1. Wykonawca wybrany na podstawie najkorzystniejszej oferty zobowiązany będzie do zapewnienia obsługi gastronomicznej imprezy pod nazwą Kłodawska Majówka 2025, która odbędzie się 17.05.2025r. na błoniach przy jeziorze od strony ul. Gorzowskiej w Kłodawie.

2. W ramach obsługi gastronomicznej oferent zobowiązuje się zorganizować:

a. co najmniej trzy stoiska gastronomiczne o zróżnicowanym asortymencie o szerokości min. 6m bieżących każde, zaopatrzonych w kasy fiskalne, grille, nalewaki do piwa itp..

Menu powinno składać się m.in. z:

• • potrawy z grilla (kiełbaski, szaszłyki, steki itp.),
  • hot-dogi, hamburgery, zapiekanki,
  • zestawy obiadowe (dania mięsne, frytki, ziemniaki, surówki),
  • napoje bezalkoholowe (woda gaz./niegaz., soki wieloowocowe, inne napoje) w plastikowych butelkach oraz puszkach,
  • napoje alkoholowe do 3,5%, w tym piwo w kubkach plastikowych o poj. nie mniejszej niż
    0,4l.,

b. ilość miejsc siedzących dla min. 700 osób (stoły z ławami), z zadaszeniem w postaci parasoli bądź namiotu o odpowiedniej powierzchni.

3. Zamawiający będzie pobierał opłaty za świadczone usługi, wg następujących kryteriów:

a) wyłączność na obsługę gastronomiczną i sprzedaż napojów alkoholowych do 3,5% – min. 12.000zł. brutto,
b) obsługa pojedynczego stoiska – min. 4500,00zł brutto, maksymalnie na placu będą mogły się znajdować trzy stoiska o asortymencie gastronommiczno handlowym c) zapytanie nie dotyczy stoisk ze słodyczami, lodami, waty cukrowej popcornu itp., oraz urządzeń rekreacyjnych typu "dmuchańce"

4. Oferta kompleksowa - składająca się z obsługi wszystkich w/w stoisk - min 25.000 brutto,

5. Ceny sprzedawanych podczas imprezy produktów ustala Wykonawca biorąc pod uwagę charakter imprezy i sugestie Organizatora. Ceny oraz gramatura sprzedawanych produktów muszą być zawarte w złożonej ofercie.

6. Wykonawca zobowiązany będzie do rozstawienia stoisk zgodnie z wytycznymi
organizatora.

7. Wykonawca zobowiązany będzie do obsługi punktów gastronomicznych w trakcie trwania imprezy oraz do bieżącego utrzymania czystości w granicach swojego obszaru, a także do zapewnienia odpowiedniej ilości pojemników na odpady przy stoiskach wydawania posiłków, oraz do ich złożenia w miejscu wyznaczonym przez Organizatora. Organizator na swój koszt zapewnia wywóz odpadów.

8. Wykonawca zobowiązuje się do wydawania posiłków w naczyniach jednorazowych.

9. Wykonawca zobowiązany do posiadania sprawnych instalacji i urządzeń elektrycznych

10. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia agregatów prądotwórczych na potrzeby swojej działalności w trakcie imprezy oraz montażu i demontażu sprzętu.

11. Wykonawca rozliczy transakcję z Zamawiającym w PLN w terminie do 09.05.2025r..

IV. Warunki udziału Wykonawców w postępowaniu.

O obsługę gastronomiczną imprezy mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy: 1. Złożą ofertę zgodną z zakresem zamówienia oraz terminem jej złożenia 2. Posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności, oraz wiedzę i doświadczenie w tego typu usługach, dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. 3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. 4. Zamawiający nie wymaga wnoszenia wadium.

V. Opis sposobu i kryteria oceniania ofert.

1. Cena jaką oferuje wykonawca – 60%
2. Zaproponowane menu, ceny oferowanych produktów oraz ogólna estetyka stoisk – 20%
3. Różnorodność oferty – 20%

VI. Termin i miejsce składanie ofert.

1. Oferty należy składać w siedzibie Zamawiającego osobiście, bądź drogą pocztową w zamkniętych kopertach z dopiskiem – „Kłodawska Majówka 2025 – obsługa gastronomiczna”.
2. Termin składania ofert upływa 21.02.2025r.. do godz. 14.00 (data dostarczenia oferty) 
3. Otwarcie ofert odbędzie się 24.02.2025r. o godz. 10.00 w GCK w Kłodawie.
4. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w terminie trzech dni roboczych od
chwili otwarcia kopert bez udziału oferentów.
5. O wynikach postępowania Oferenci zostaną powiadomieni pisemnie oraz na stronie
internetowej www.gok.klodawa.pl. Podmiot, którego oferta zostanie wybrana otrzyma
również informacje telefoniczną, bezpośrednio po rozstrzygnięciu konkursu.
6. Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań Zamawiającego, zastrzega on sobie
możliwość zamknięcia konkursu bez wybrania oferty i zawarcia umowy z dowolnie
wybranym przez siebie podmiotem.

VII. Informacje dotyczące przygotowania oferty.
1. Wykonawca powinien zapoznać się z warunkami wymienionymi w zapytaniu. 2. Wykonawca musi złożyć ofertę w miejscu i terminie wyznaczonym przez Zamawiającego. 3. Oferta musi być sporządzona czytelnie, w języku polskim napisana na maszynie do pisania lub komputerze oraz opatrzona pieczątką Wykonawcy i podpisana przez upoważnione osoby. Oferta musi zawierać nr telefonu. 4. Jeśli oferentem jest spółka cywilna bądź oferta musi być podpisana przez wszystkich wspólników tej spółki a do oferty powinna być dołączona umowa spółki. 5. Ofertę należy złożyć w zamkniętym opakowaniu lub kopercie zabezpieczoną w sposób gwarantujący zachowanie poufności jej treści.

Dyrektor GOK
Jarosław Pikuła